ウィズスクエア福岡のマネージャーの牛島です！起業を支援している当社にご質問をいただくことの多い、バーチャルオフィスについてまとめてみました。
バーチャルオフィスとは？どういった利用方法があるの？など、バーチャルオフィスのメリット・デメリット・疑問について、詳しく解説します。
バーチャルオフィスとは
バーチャルオフィスは、スタートアップ、副業、フリーランスなど、少人数、ビジネス初期におススメのオフィスサービスです。しかし、バーチャルオフィスの仕組みを知らず、思い固定費を払ったり、事業を進められない方もいるかと思います。
ぜひ、こちらの記事でバーチャルオフィスを知ってご自身のビジネスに役立てていただければと思います。
バーチャルオフィスの概要
オフィスによって違いはありますが、基本的には住所利用がメインの機能となります。当社が運営するウィズスクエア福岡では、以下の項目の利用ができます。
- 住所利用（名刺やwebサイトで住所が使える）
- 郵便物受取・転送（住所宛に届いた郵便物を管理してもらえる）
- 個別ポストの設置
- 登記利用
自宅の住所を公開にしたくない方や、立地の良い住所を利用したい方におススメです。
バーチャルオフィスのメリット
まずは、バーチャルオフィスのメリットからご紹介していきます。
固定費が削減できる
バーチャルオフィスは一般的な賃貸オフィスやレンタルオフィスを賃貸するより、安い金額でオフィスを利用することができます。起業初期は固定費を削減することが重要となってきます。また、コロナウィルス禍で、オンラインでのコミュニケーションが主となる中、顔となる住所を押さえておくことも有意義です。
一般的なオフィスと比較すると、
・毎月の家賃（賃料）
・契約時の初期費用
・固定電話回線
・インターネット通信費
・各種消耗品費
・スタッフの人件費
これだけの費用を削減することができます。大きな初期費用や固定費を削減しながら、よい立地の住所を手に入れられるのがバーチャルオフィスの一番のメリットです。
ウィズスクエア福岡では、福岡市中央区大名の住所を提供しています。
顧客や外部機関からの信用性がある
ビジネスの上に常に重要なのが、顧客や取引先からの信用性です。信頼を得るためには、もちろんビジネスのサービスや代表者の情報、企業情報が中心となります。バーチャルオフィスを利用すると、その中で企業情報の重要な要素である住所を、信頼を得られやすい一等地の住所を利用することができます。
現在、自宅の住所を利用している方は、バーチャルオフィスで「企業イメージ」を向上させてみてはいかがでしょうか？
また、信用性に関連する事柄をご紹介します。
バーチャルオフィスでは、銀行口座を開設できないという誤解をお持ちの方がいます。しかし、銀行口座開設についてバーチャルオフィスの利用が影響を与えることはありません。あくまでも法人やご本人の信用度によるものとなります。
個人情報が守られる
自宅の住所で登記や事業を行うことも可能です。
しかし、それには少なからず不便や危険性が伴うことがあります。
ご自身や事業が発展すればするほど、注目を浴びることになります。その際に、公開している住所が自宅ですと、営業はもちろん悪意ある第三者が接触してくることもあります。特に女性がお一人でお仕事をされている場合、危険が伴うこともあります。
また、よくある不便としてお聞きするのは、大量の郵便です。住所を公開していると、住所宛に営業の案内が多数届くことがあります。その案内に紛れて、大切な郵便物までも捨ててしまった、ということも起こり得るのです。
バーチャルオフィスを利用することで、住所を非公開にすることができます。個人情報でお困りの方は、バーチャルオフィスをご利用してみてはいかがでしょうか？
付帯するオフィス機能を利用できる
バーチャルオフィスのメリットして、オフィス機能を利用できることがあります。オフィスによって違いがありますが、ウィズスクエア福岡では「郵便物受取・転送サービス」と会議室利用（1時間1,000円）を承っています。基本は自宅でお仕事をしても、打ち合わせなどで、場所が必要になることはあります。そんな時に気軽に利用できる場所があるのは心強いことです。
バーチャルオフィスのデメリット
非常に便利なバーチャルオフィスですが、その性質上デメリットもあります。ここではデメリットをご紹介します。
郵便物の受取にタイムラグがある
郵便物の受取を依頼している場合、バーチャルオフィスに到着してから手元に受け取る場合にタイムラグが発生する場合があります。どうしても到着確認、ご連絡、受取となるので、時間がかかってしまうことがあります。
しかし、ウィズスクエア福岡では、到着日に連絡、希望があれば当日中に転送を行っており、スムーズに郵便物をお手元にお届けすることもできます。不要な郵便物はまとめて受取、本当に必要な書類だけすぐに受領するという使い分けをすることもできます。
事務所要件が必要な許認可がとれない
バーチャルオフィスでは、特定の許認可が必要な事業を開設することができないことがあります。特に固有のスペースが法令上必須となる業種は、バーチャルオフィスを利用することはできません。代表的なものでは、
・弁護士・税理士・司法書士など
・宅地建物取引業
があたります。他にも該当する業種はありますので、事業を立ち上げの際はしっかりと確認するようにしましょう。
また、ネット通販サイト（ECサイト）を利用する場合、バーチャルオフィスの住所を利用することができないケースがあります。ネット通販サイトを利用する場合、確認するようにいたしましょう。
バーチャルオフィスによくある誤解
バーチャルオフィスは十分に認知が広がっていないこともあり、誤解されていることが数多くあります。ここでは典型的な誤解を紹介いたします。
社会保険や雇用保険に加入することができない誤解
非常に多くある誤解で、webで検索すると「加入できない」といった記事が見られることがあります。しかし、各種保険は加入が必須とされているものであり、むしろ加入をしなければならないものです。国としては保険料を徴収しようという方面で動いていますし、バーチャルオフィスでも加入は可能なので、ご安心ください。
まとめ
バーチャルオフィスについてまとめてみましたが、いかがだったでしょうか。読んでいただいた皆さまの疑問や不安が解消できればと思います。
バーチャルオフィスを使うことによって、事業をスムーズに動かすことができ、また大きなコストダウンにもつながります。これから福岡で起業しようという方、事業のスリム化を検討されている方は、ぜひウィズスクエア福岡にお問合せください。
ウィズスクエア福岡では、事業個別相談やSDGs、ソーシャルビジネスの事業支援等も行っています。ぜひ、お気軽にお問合せください。
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